Domyślne zabezpieczanie Teams w Edukacji

Temat tworzenia zdalnych spotkań (a zwłaszcza lekcji) w sposób bezpieczny ciągle powraca. Pisałem o tym również na blogu jakiś czas temu. Kilka miesięcy temu Microsoft wprowadził w panelu administracyjnym Teams dla Edukacji rewolucyjną zmianę, która potrafi nieźle zaskoczyć osoby, które nie zaglądają w to miejsce zbyt często. Przy wejściu na stronę https://admin.teams.microsoft.com przywitać może nas okienko proponujące dodatkowe zabezpieczenie (ekran poniżej).

Jeżeli wybierzemy opcję "Zrobię to później" to nic nie zmienimy. Jeżeli jednak wybierzemy przycisk domyślny "Dalej", to przejdziemy do konfiguracji grypy polis zostawiających odpowiednie uprawnienia nauczycielom, a odbierające np. opcje organizacji spotkań i czatowania uczniom. W kolejnym kroku zostaniemy poproszeni o wskazanie grupy, zawierającej nauczycieli

Oczywiście grupa może nazywać się dowolnie - pokój nauczycielski, nauczyciele, pracownicy, itp, jednak musi zawierać wszystkie osoby, które powinny mieć odpowiednie uprawnienia w Teams do organizowania i kierowania spotkaniami. Jeżeli takiej grupy nie wybierzemy, to przechodząc dalej ograniczymy uprawnienia w Teams wszystkim.

Po kliknięciu "Zastosuj" polityki organizacji spotkań i wymiany wiadomości (oraz kilka innych) zostanie zastosowanych.

Warto przeczytać ze zrozumieniem również ekran podsumowania i pamiętać o tym, że zmiana polityk dla dużej organizacji może trwać nawet kilkanaście godzin, więc warto wszystko sprawdzić dwa razy, a najlepiej aplikować zmiany w piątek wieczorem, tak żeby mieć czas na zweryfikowanie zmian w weekend. Jeżeli jednak popełnimy błąd, to nic straconego - kreator możemy uruchomić ponownie z ekranu startowego panelu administracyjnego Teams.

Warto również przeczytać dokumentację, gdzie jest dokładnie opisane, jakie ustawienia kreator modyfikuje.

Pożegnajmy Skype for Business Online

W ostatnich tygodniach byłem nieco mniej aktywny, zarówno ze względu na urlop, upały jak i sprawy rodzinne. Ale już nadrabiam zaległości, zwłaszcza że 1 lipca po raz piętnasty zostałem Microsoft MVP, ponownie w kategorii Office Apps and Services.

31 lipca 2021 to ostatni dzień Skype for Business Online. Tak ogłosił Microsoft. Co to oznacza dla użytkowników systemów lokalnych i chmurowych? Jeżeli ktoś korzystał ze Skype for Business 2015 lub 2019 na lokalnych serwerach, to dla niego w zasadzie nic się nie zmienia - nadal spokojnie może czekać na nową wersję Skype for Business, którą Microsoft ma udostępnić w drugiej połowie roku, albo pozostać na wersji obecnej, która ma jeszcze przed sobą kilka lat wsparcia technicznego. Dla użytkowników Office 365, to jeżeli nie zmigrowali się jeszcze do Teams, oznacza to fakt, że zostaną zmigrowani w trybie asystowanym, ale oczywiście lepiej byłoby zrobić to samemu. W ostatnich tygodniach było trochę zamieszania, związanego z aktualizacją narzędzi i modułu powershell dla Teams, który przejął funkcjonalnie moduł SkypeOnlineConnector, ale wydaje się, że dokumentacja na temat hybrydy została zaktualizowana i można spokojnie integrować (lub migrować) lokalnego Skype for Business z Microsoft Teams.

Nie ma co zaprzeczać, Microsoft Teams jest platformą dużo bardziej rozbudowaną niż Skype for Business Online, więc nie było sensu równolegle utrzymywać dwóch platform, ale pewna epoka właśnie się skończyła.

Ciekawe aplikacje w Microsoft Teams

Jednym z ciekawych tematów, o który czasami jestem pytany to aplikacje dostępne dla uczniów i nauczycieli w Microsoft Teams. Część z nich jest oczywista, część zależy od posiadanych licencji (np. aplikacje z grupy Microsoft Dynamics powiązane z zarządzaniem kadrami), możemy również dodawać własne aplikacje.

W przypadku planów edukacyjnych, dosyć specyficzną aplikacją są Zadania (Assignments), które niejako przymusowo są dodawane do paska szybkiego wyboru oraz jako zakładka do zespołów klasowych. Aplikacja ta ma wiele ciekawych zastosowań, więc na pewno w klasach wyższych dobrze jest ją używać - więcej informacji o aplikacji znajdziemy tutaj.

Co jednak w przypadku, kiedy placówka edukacyjna (np. przedszkole) lub konkretne klasy nie powinny używać Zadań?

Jak widać na powyższym ekranie, w zasadach konfiguracji aplikacji możemy dodać lub usunąć aplikacje, które powinny być przypięte w aplikacji Teams ucznia lub nauczyciela. W ten sposób możemy w konsoli administracyjnej Teams, w sekcji Aplikacje Teams->Zasady konfiguracji, poprzez globalne zasady konfiguracji lub nowe zasady utworzone dla specyficznej grupy użytkowników, dodać aplikację, którą uznanmy za potrzebną. Analogicznie możemy inną aplikację usunąć z listy domyślnie przypinanych dla użytkownika, jednak jak pokazuje powyższy rysunek, na liście przypiętych aplikacji nie widać Zadań. Jest za to ostrzeżenie, że aplikacja ta jest dodawana obowiązkowo w ramach planów edukacyjnych. Czy jednak możemy ją usunąć z tej listy?

Nie jest to takie oczywiste, ale możemy. Jednak w tym celu musimy zablokować aplikację całkowicie, poprzez konfigurację w innej sekcji konsoli administracyjnej - Aplikacje Teams->Zasady Uprawnień. W tym miejscu administrator może zablokować konkretne aplikacje, pozwalając na używanie wszystkich innych, bądź też pozwolić na używanie tylko wybranych aplikacji.

Dla przedszkola możemy zablokować aplikację Zadania (w wyszukiwarce aplikacji należy użyć angielskiej nazwy Assignments) w zasadzie globalnej, jednak w szkole, gdy np. chcemy zablokować tylko użycie Zadań w klasach 1-3, bo uzgodniliśmy, że ta grupa uczniów nie będzie z niej korzystać, to powinniśmy utworzyć nową zasadę i przypisać ją do wybranej grupy uczniów (rysunki poniżej). Po zapisaniu zasady aplikacja zniknie zarówno z paska szybkiego dostępu jak i z zakładek zespołów klasowych.

W styczniu mają pojawić się kolejne, ciekawe aplikacje, które Microsoft udostępni dla użytkowników Teams, napiszę o nich oddzielnie.

Teams - Współpraca z użytkownikami zewnętrznymi

 Jednym z tematów, który często pojawia się w pytaniach dotyczących Microsoft Teams jest dołączanie do spotkań lub do zespołów osób spoza naszej organizacji Office 365. Żeby omówić ten temat, najpierw musimy wiedzieć, jakie typy użytkowników mamy do dyspozycji i jakie są ich uprawnienia/możliwości pracy w Teams naszej organizacji/szkoły. Tak więc mamy 3 typy użytkowników zewnętrznych:

• Użytkownik sfederowany - użytkownik z innej organizacji Microsoft Teams - jeżeli nasza organizacja ma włączoną federację (współpracę) z innymi organizacjami Teams, to możemy połączyć się bezpośrednio z takim użytkownikiem, zarówno głosowo jak i poprzez chat. Jeżeli federacja jest typu natywnego (obie organizacje pracują w trybie Teams Only), to również możemy zobaczyć status dostępności takiej osoby. Użytkownik tego typu nie ma dostępu do naszych zespołów, ale może być zapraszany na spotkania.
• Użytkownik anonimowy - można zapraszać taką osobę na spotkania/lekcje, wysyłając zaproszenie mailem na adres pocztowy danej osoby. W zależności od zdefiniowanych polityk spotkań użytkownik anonimowy może tylko uczestniczyć w spotkaniu, ale może również być prezenterem. Administrator może również zablokować możliwość dołączania użytkowników anonimowych.
• Gość - Użytkownik z innej organizacji Teams, Skype for Business, a nawet z innej platformy jak np. Google. Goście mogą należeć do zespołów Teams, mieć dostęp do witryn Sharepoint oraz wybranych aplikacji. W zależności od ustawień na poziomie administracyjnym możemy pozwolić wszystkim pracownikom zapraszać gości do swoich zespołów Teams, możemy to również ograniczyć, pozwalając tylko administratorom dodawać gości na poziomie organizacji, a do zespołów Teams dodawać tylko wcześniej utworzone konta gości.

Jak widać, w zależności od potrzeb, możemy skorzystać do różnych celów z różnego typu kont zewnętrznych, jednak właściciel zespołu, a nawet część administratorów nie zawsze wie, jak zmienić ustawienia w zakresie ograniczeń pracy gości czy użytkowników anonimowych. Gdzie szukać rozwiązania naszych problemów?

W przypadku użytkowników anonimowych, zablokowanie dostępu do spotkań jest proste - wystarczy w ustawieniach spotkań (konsola administracyjna Teams), wyłączyć dostęp anonimowy - jak widać na poniższym rysunku.

Zezwolenie na udział użytkowników globalnych jest ustawieniem globalnym, co może ograniczać możliwość zapraszanie użytkowników zewnętrznych zarówno uczniom jak i nauczycielom - zaproszenie na spotkanie wyślemy, ale użytkownik niezalogowany do Teams nie dołączy do spotkania. Jednak w przypadku, gdy mamy włączoną federację, a zaproszona osoba ma konto w innej organizacji Teams, to będzie mogła dołączyć do spotkania jako użytkownik sfederowany. Żeby ograniczyć również tą możliwość musimy na poziomie organizacji ograniczyć federację z innymi organizacjami. Domyślnie w ustawieniach organizacji Teams współpraca federacyjna z innymi organizacjami Teams i Skype for Business oraz Skypem konsumenckim jest włączona (rysunek poniżej).

Jeżeli chcemy ograniczyć współpracę z innymi organizacjami, możemy po prostu dodać domenę zaufanej organizacji, a nawet wyłączyć całkowicie współpracę federacyjną.

Jednak najwięcej możliwości współpracy daje nam konto gościa - tylko ten typ użytkownika zewnętrznego może być dodany do zespołu i np. wspólnie współpracować edytując dokumenty projektowe udostępnione w danym zespole. Domyślnie wszyscy mogą dodawać gości na poziomie zespołu (kolejny rysunek).

Jednak ze względów bezpieczeństwa dobrze jest ograniczyć możliwość dodawania gości, tak, żeby tylko administratorzy organizacji mogli dodawać nowe konta. Należy to zrobić z konsoli Azure Active Directory->Użytkownicy->Ustawienia Użytkownika->Zarządzaj ustawieniami współpracy zewnętrznej.

Dobrze jest również rozważyć jakie możliwości powinni mieć goście w zespole. Właściciel zespołu może zablokować lub zezwolić gościom na tworzenie i kasowanie kanałów (kolejny rysunek), administrator może również ograniczyć opcje gościa (ustawienia globalne organizacji Teams w panelu administracyjnym Teams) dotyczące prowadzenia rozmów, konwersacji i udziału w spotkaniach (ostatni rysunek).

Lista obecności spotkania w Teams

W poprzednim artykule pisałem o użyciu pakietów polis w Teams, jednak nadal nie wszystkie ustawienia można wyklikać w panelu administracyjnym.

Jednym z często pojawiających się zagadnień jest brak listy obecności na spotkaniu, co potrzebne jest wielu organizatorom spotkań, a zwłaszcza nauczycielom. W tym wypadku niezbędne jest przypisanie organizatorom spotkań (czyli na przykład nauczycielom) ustawienia, które wymusza dodawanie listy obecności z poziomu powershella. Jak zrobić to najprościej?

Zacznijmy od sprawdzenia jak wyglądają istniejące polisy spotkań. Tak jak wspomniałem, ustawienie nie jest widoczne w panelu administracyjnym, więc musimy skorzystać z Powershella. W tym celu musimy zainstalować (jeżeli jeszcze nie mamy) moduł administracyjny Skype for Business Online (moduł MicrosoftTeams jeszcze nie obsługuje Meeting Policy). Potem łączymy się do naszej organizacji Office 365

$cred = Get-Credential

$sfbsession = New-CsOnlineSession -Credential $cred

Import-PSSession $sfbsession -AllowClobber

(rysunek poniżej).

i sprawdzamy, jak skonfigurowany jest parametr odpowiadający za listę uczestników (kolejny rysunek).

Get-CsTeamsMeetingPolicy | select Identity,AllowEngagementReport

Jak widać, domyślnie polityka "Education_Teacher" ma wyłączone raportowanie listy uczestników. Jeżeli taka polityka jest przypisana do nauczycieli, to wystarczy teraz zmienić ustawienia polityki, wykonując komendę:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Tag:Education_Teacher -AllowEngagementReport Enabled

(kolejny rysunek) i gotowe.

Tworzenie pakietów zasad w Microsoft Teams

 Kilka miesięcy temu pokazywałem w ramach podstaw automatyzacji dla Edu, jak przypisywać uczniom pakiet polityk. Jednak temat problemów z odpowiednimi ustawieniami polityk w Teams pojawia się ostatnio tak często, że postawiłem poświęcić nieco więcej czasu temu zagadnieniu. Microsoft przygotował pakiety zasad, w culu pomocy administratorom w przypisywaniu niezbędnych polityk w zależności od typu użytkowników Microsoft.Teams. Jeżeli wejdziemy w panel administracyjny Teams i klikniemy w lwym menu pozycję"Pakiety Zasad" pojaiw nam się lista predefiniowanych przez Microsoft pakietów. Jak widać na rysunku poniżej, część z nich bezpośrednio odnosi się do środowisk szkolnych.

Jeżeli wejdziemy we właściwości danego pakietu, zobaczymy, że składa się on z kilku polityk, adresujących konfigurację poszczególnych obszarów funkcjonalnych (rysunek poniżej).

Jeżeli spojrzymy na konkretny pakiet, np. Edukacja (uczeń szkoły średniej). To możemy sprawdzić, jakie ustawienia możemy uczniowi przydzielić, a jakie zablokować.

Pierwszym obszarem jest obsługa wymiany wiadomości - tutaj możemy przede wszystkim blokować możliwość korzystania z konwersacji indywidualnej (chatów), kasowania wysłanych wcześniej wiadomości, korzystania z obrazów Giphy i naklejek w konwersacjach - np. w pakiecie "Edukacja (uczeń szkoły podstawowej korzystający z nauki na odległość)", korzystanie z chatów jest wyłączone.

Kolejnym obszarem funkcjonalnym jest udział w spotkaniach, gdzie możemy zezwalać na planowanie spotkań, współdzielenie ekranu, zapraszanie gości, automatyczne wpuszczanie (lub zatrzymywanie w lobby) uczestników i inne opcje związane z prowadzeniem spotkań. W zależności od poziomu szkoły i tego czy polityka dotyczy uczniów czy nauczycieli ustawienia są inne, ale oczywiście możemy ustawić własne wartości. Kolejne rysunki pokazują politykę konfiguracji spotkań tego samego pakietu, co wcześniejsze rysunki.

Kolejna polityka dotyczy konfiguracji aplikacji i umożliwia zarówno blokowanie konkretnych aplikacji, blokowanie własnych aplikacji jak i rozmieszczanie konkretnych aplikacji na pasku nawigacyjnym aplikacji Teams (w planach edukacyjnych aplikacja Zadania jest automatycznie przypinana do paska, chociaż nie ma jej na liście wyboru).

Kolejne polityki, dostępne w ramach pakietu nie znajdą zastosowania w bezpłatnych planach A1, jednak dla placówek, które mogą korzystać z wyższych planów, mogą mieć zastosowanie. Jedna z nich dotyczy rozmów głosowych, a zwłaszcza rozmów telefonicznych (bo Teams obsługują również integrację z siecią telefoniczną).

Ostatni komponent, dla którego polityka jest zawarta w pakiecie zasad, to spotkania na żywo. Konfiguracja jest tutaj najprostsza, więc i ilość opcji, które możemy zablokować/włączyć jest również bardzo mała.

Modyfikując lub tworząc pakiety zasad, a niastępnie przypisując je poszczególnym grupom użytkowników, możemy dosyć elastycznie kształować uprawnienia użytkowników.

Jak odzyskać skasowany zespół Teams?

 Jedno z pytań, które ostatnio powtarza się cyklicznie na grupach związanych ze zdalnym nauczaniem jest możliwość odzyskania skasowanego zespołu w Microsoft Teams. Czy można? Oczywiście. A jak to zrobić? Rozwiązanie jest bardzo proste, niestety nie do końca oczywiste. Żeby odzyskać skasowany zespół Teams, musimy przejść do konsoli administracyjnej usługi Azure AD (konsolę można wywołać z portalu administracyjnego Office 365, ale najszybciej jest otworzyć bezpośrednio - https://aad.portal.azure.com. Następnie przechodzimy do zarządzania grupami - opcja usunięte grupy i po zaznaczeniu wybranej grupy możemy zespół odzyskać klikając na przycisk "Przywróć grupę" (rysunek poniżej).

Po kilkunastu minutach (chociaż czasem trzeba trochędłużej poczekać) zespół powinien pojawić się ponownie w Teams. Jak widać na obrazku, mamy informację kiedy zespół został skasowany i kiedy zostanie skasowany całkowicie (po 30 dniach). Jeżeli chcemy dowiedzieć się, kto skasował zespół, to możemy sprawdzić zmiany wykonywane na grupach w ciągu ostatnich 7 dni wybierając punkt menu "Dziennik inspekcji" w tej samej konsoli, jak pokazuje poniższy obrazek. Jeżeli zespół skasowany był wcześniej, to niestety w prosty sposób tego nie sprawdzimy (przynajmniej w ramach licencji A1).

Zmiana domyślnej ścieżki dla witryn Teams

Jednym z pytań, które co jakiś czas do mnie powraca, jest możliwość zmiany domyślnej ścieżki (tzw. Managed Path) dla kolekcji witryn związanej z zespołami Teams. Dla małej firmy lub szkoły, gdzie użycie witryn intranetowych Sharepoint jest niewielkie, raczej nie ma to znaczenia, ale już gdy mamy co najmniej kilkadziesiąt zespołów i podobną ilość witryn komunikacyjnych, którymi na dodatek zarządzają różne zespoły, temat zaczyna być istotny. Jeżeli tworzymy nową witrynę komunikacyjną w Sharepoint Online, możemy wybrać ścieżkę Managed Path /sites/ lub /teams/ jak widać na poniższym obrazku.

Jednak gdy tworzymy witrynę zespołu, lub tworzymy zespół bezpośrednio w Teams (w tle tworzy się wtedy odpowiednia witryna Sharepoint typu zespół), to nie ma takiej możliwości (kolejny obrazek).

Jak zatem rozdzielić witryny tak, żeby witryny zespołowe automatycznie tworzone były w ścieżce Managed Path /teams/? Gdy kolejny raz pytanie do mnie wróciło w zeszłym tygodniu, okazało się że w ustawieniach Sharepointa Online pojawiła się opcja wyboru tej ścieżki. Po ustawieniu wartości domyślnej, wszystkie witryny zespołowe będą tworzone zgodnie z naszymi oczekiwaniami.

Zmiana nazwy zespołu w Teams

Jednym z ciekawszych pytań, jakie ostatnio dostałem, była kwestia zmiany zespołu w Microsoft Teams. Rozwiązanie wydaje się trywialne i co więcej, może być potrzebne każdemu administratorowi prędzej, czy później. Na pozór stosunkowo proste  - wejść we właściwości zespołu, wybrać opcję edycji zespołu i zmienić (zarówno w kliencie desktopowym jak i webowym), jak widać na kolejnych rysunkach:

Pozornie problem mamy rozwiązany. Jednak jeżeli wejdziemy w listę plików danego zespołu, a zwłaszcza gdy będziemy chcieli otworzyć taką listę w aplikacji Sharepoint, bądź też zerkniemy w konsoli administracyjnej na adres mailowy zespołu, to zauważymy, że zarówno url witryny sharepointowej naszego zespołu jak i email pozostały bez zmian. Co powinniśmy zrobić, żeby mieć spójną konfigurację? Na szczęście od kilku miesięcy możliwa jest zmiana adresu witryny Sharepoint.

W tym celu możemy użyć konsoli administracyjnej Sharepoint i zmienić zarówno nazwę jak i adres URL witryny zespołu (kolejny rysunek).

Oczywiście operacja taka trwa dość długo (w tym czasie witryna jest dostępna w trybie tylko do odczytu). Niestety mogą się również pojawić inne problemy, o czym Microsoft pisze w dokumentacji, więc jeżeli mamy jakieś dokumenty, to warto je sobie zabezpieczyć. Operację zmiany adresu witryny możemy wykonać również z powershella, używając modułu Sharepoint Online, a dokładniej komendy Start-SPOSiteRename, jednak nie będę wchodził w szczegóły, zainteresowanych odsyłam do artykułu Tony'ego Redmonda.

Kolejną operacją jest modyfikacja adresu mailowego, co najlepiej jest wykonać z powershella. Żeby było trudniej, musimy do tego użyć innego modułu - Exchange Online, ponieważ zmieniamy atrybut grupy Office 365 (w module MicrosoftTeams nadal nie ma nawet możliwości podejrzenia adresu pocztowego). Komendą get-unifiedgroup możemy zweryfikować wartości atrybutów zespołu, a poprzez set-unifiedgroup ustawiamy odpowiednią wartość. W ten sposób mamy ujednolicone wartości nazwy zespołu po zmianie dla wszystkich elementów konfiguracji.

Pozostaje jeszcze jeden drobiazg - notes zespołu, bądź też w przypadku zespołów klasowych, kwestia dotyczy notesu klasowego. On też ma nazwę powiązaną w momencie tworzenia z nazwą zespołu, więc żeby spójność była pełna to również i tą nazwę powinniśmy zmienić. W tym przypadku kwestia nie była taka oczywista, jednak udało mi się zweryfikować, że jest to możliwe. Podobnie jak w przypadku zmiany adresu url, w tym wypadku także użyjemy portalu administracyjnego Sharepoint, a właściwie właściwości witryny Sharepoint naszego zespołu.

Otwieramy w przeglądarce witrynę naszego zespołu, wchodzimy w zawartość witryny, następnie otwieramy Zawartość Witryny-Elementy zawartości Witryny i następnie edytujemy Nazwę i Tytuł notesu: 

I to wszystko co potrzebujemy. 

Jak widać zmiana nazwy zespołu jest dosyć pracochłonna, więc warto dobrze przemyśleć nazewnictwo, żeby nie zmieniać nazw zbyt często.

Jak zablokować możliwość wyłączania mikrofonu organizatorowi spotkania w Teams?

Żeby nie przekształcić jednego posta w książkę postanowiłem rozbić kolejne zagadnienia na oddzielne posty. Jednym z pytań, na które ostatnio się często natykam jest kwestia blokowania mikrofonu przez uczestników spotkania, co oczywiście nie powinno mieć miejsca, ale w nauczaniu na odległość może się zdarzyć.

Jak temu zapobiegać? Odpowiedź jest bardzo prosta, chociaż realizacja nie tak oczywista. Po prostu organizator musi zdefiniować opcje danego spotkania, wskazując, że tylko organizator jest prezenterem (ewentualnie konkretne wskazane osoby). W trakcie spotkania organizator może zawsze zmienić dla konkretnego uczestnika rolę na prezentera. Jak ustawić opcje spotkania? Tworząc nowe spotkanie Teams odpowiedź nie jest wcale taka oczywista. W przypadku dodatku do Outlooka, kiedy tworzymy nowe spotkanie, przycisk Opcje spotkania jest dostępny, jednak kiedy tworzymy spotkanie w kalendarzu klienta desktopowego Teams lub klienta webowego nadal takiej opcji nie ma. Dopiero kiedy utworzymy spotkanie i klikniemy w jego właściwości, zobaczymy na prawo od strefy czasowej pozycję "Opcje spotkania", jak widać na poniższym rysunku. Po wybraniu tej opcji otworzy nam się w przeglądarce (również dla klienta desktopowego) strona, na której możemy ustawić/zmienić dwie opcje spotkania - "Kto może ominąć poczekalnię" oraz "Kto może prezentować". Domyślnie wszyscy uczestnicy spotkania mogą prezentować, mogą równocześnie wyłączać mikrofon innym uczestnikom spotkania. Osoby o statusie uczestnika mogą wyłączać mikrofon tylko sobie.

Praca zdalna w czasie kryzysu

Co najmniej od kilku dni cała Polska a nawet świat w dużym stopniu przeszedł na pracę zdalną. Ja też kolejne kilka (albo i więcej) dni spędzę w domowym biurze. Przy okazji śledzę i uczestniczę w wielu dyskusjach na temat możliwości pracy zdalnej, a zwłaszcza nauczania na odległość. Dla mnie odpowiedź jest oczywista - od wielu lat wdrażam i używam Skype for Business i Microsoft Teams, ale wiele osób ma wątpliwości, jakie rozwiązanie wybrać i czy będzie ono spełniać wszystkie wymogi funkcjonalne. Wiele pytań dotyczących Office 365 i Microsoft Teams powtarzanych jest na wielu forach i grupach dyskusyjnych, więc stwierdziłem, że może warto podsumować te pytania i rozwiąć przy okazji kilka mitów.

Pytanie 1. Jakie bezpłatne narzędzie zapewni efektywne nauczanie na odległość?

Jak dla mnie najlepszym wyborem jest Microsoft Teams. Microsoft przypomina o bezpłatnym pakiecie Office 365 dla Edukacji, podając jednocześnie instrukcję jak szybko uruchomić subskrypcję edukacyjną - http://aka.ms/zdalnanauka. Plan edukacyjny A1 co prawda nie zawiera pełnego pakietu narzędzi biurowych, ale jest w nim OneNote w wersji przystosowanej do współpracy w ramach klas i oczywiście Microsoft Teams.

Pytanie 2. Ile trwa uruchomienie Office 365 dla Edukacji i jakie warunki trzeba spełniać?

Wystarczy zarejestrować się w witrynie Office 365 dla Edukacji http://aka.ms/Office365edupl, zgodnie z instrukcją opublikowaną w odpowiedzi na pytanie 1, wypełnić profil organizacji, a następnie wysłać z portalu administracyjnego usługi wniosek do pomocy technicznej, wpisując w treści informację - weryfikacja szkoły oraz link do strony internetowej. Weryfikacja powinna zostać wykonana w 48 godzin.

Po zweryfikowaniu można dodać pełną wersję licencji dla nauczycieli i dla uczniów, jednak od razu po zarejestrowaniu usługi automatycznie przypisywane są licencje A1 w wersji ewaluacyjnej na 6 miesięcy. Tak że możemy konfigurować usługi nie czekając na zakończenie weryfikacji.

Kto może skorzystać z tej oferty? Szkoły i uczelnie wyższe, zarówno państwowe i prywatne, biblioteki i muzea publiczne, biura administracyjne instytucji edukacyjnych. Więcej informacji można znaleźć na stronie licencji grupowych Microsoft.

Pytanie 3. Jak skonfigurować i używać Microsoft Teams?

Dobrym początkiem jest na pewno portal Zdalna Nauka, wymieniony w odpowiedzi 1. Ponadto dobry poradnik konfiguracyjny przygotowali koledzy z polskiego biura Microsoft - Uruchomienie Teams.

Pytanie 4. Dla nauczycieli Teams działa, a dla uczniów nie, kedy zacznie?

Problem wynika z małej zaszłości historycznej - dla nauczycieli jest włączony domyślnie (w planach komercyjnych domyślnie dla wszystkich pracowników), a dla uczniów nie. Żeby to poprawić, należy w starej wersji portalu administracyjnego wejść w ustawienia i dla typu licencji/użytkownika "Education - Student" włączyć usługę (obraz poniżej). Łatwo to przeoczyć, bo domyślnie konsola pokazuje ustawienia dla nauczyciela - "Education - Faculty and Staff"

Pytanie 5. Kto może wziąć udział w spotkaniu Microsoft Teams?

W zasadzie każdy, kto dostanie zaproszenie, jeżeli zabezpieczenia naszej organizacji tego nie zablokują. Administrator organizacji może nawet pozwalać na prezentowanie treści anonimowym uczestnikom spotkania. Mając zaproszenie na spotkanie (a w zasadzie link do spotkania), wystarczy nam przeglądarka - najlepiej Chrome lub nowy Edge, wykorzystujący silnik Chromium, co pozwoli nam wykorzystać optymalnie dostępne opcje, np. integrację audio/video. Przy dołączeniu pierwszy raz do spotkania Teams, przeglądarka spyta nas o prawo do użycia mikrofonu i kamery, a potem będziemy mogli uczestniczyć w spotkaniu. Używając innych przeglądarek, możemy mieć problemy z niektórymi funkcjami.

Odpowiedzi na kolejne pytania będę uzupełniał na bieżąco. Jeżeli odpowiedź będzie dłuższa, pojawi się jako oddzielny post.
Jak zablokować możliwość wyłączania mikrofonu organizatorowi spotkania w Teams?

Przykłady dostosowywania TeamSites

Tydzień temu miałem przyjemność prowadzić prezentację na konferencji Sharecon 2018, dotyczącą automatyzacji zadań związanych z tworzeniem TeamSite'ów. Ostatnio trochę głębiej badałem ten temat w związku z projektami wdrażania Microsoft Teams (a przecież TeamSite na Sharepoincie Online jest tworzony dla każdego zespołu Teams). Prezentację uzupełniłem o przykłady wykorzystania powershella i stwierdziłem, że warto o tym parę słów napisać.

Pierwszy przykład, wykorzystujący Powershella związany był z zagadnieniem Sharepoint Site Theming. Możemy w prosty sposób utworzyć i zastosować własny temat kolorystyczny (skrypt yellowtheme.ps1), który  następnie możemy użyć do utworzenia sitescriptu, wykorzystanego następnie do zmiany domyślnego szablonu strony TeamSite.

#
# yellowtheme.ps1
#

Connect-PnPOnline -Url https://pepugnet-admin.sharepoint.com
$themepalette = @{
    "themePrimary" = "#ffdd00";
    "themeLighterAlt" = "#fffded";
    "themeLighter" = "#fff9d1";
    "themeLight" = "#fff090";
    "themeTertiary" = "#ffe53f";
    "themeSecondary" = "#ffde0b";
    "themeDarkAlt" = "#e6c700";
    "themeDark" = "#a38d00";
    "themeDarker" = "#8c7a00";
    "neutralLighterAlt" = "#f8f8f8";
    "neutralLighter" = "#f4f4f4";
    "neutralLight" = "#eaeaea";
    "neutralQuaternaryAlt" = "#dadada";
    "neutralQuaternary" = "#d0d0d0";
    "neutralTertiaryAlt" = "#c8c8c8";
    "neutralTertiary" = "#595959";
    "neutralSecondary" = "#373737";
    "neutralPrimaryAlt" = "#2f2f2f";
    "neutralPrimary" = "#000000";
    "neutralDark" = "#151515";
    "black" = "#0b0b0b";
    "white" = "#ffffff";
    "primaryBackground" = "#ffffff";
    "primaryText" = "#000000";
    "bodyBackground" = "#ffffff";
    "bodyText" = "#000000";
    "disabledBackground" = "#f4f4f4";
    "disabledText" = "#c8c8c8";
}

Add-PnPTenantTheme -Identity "yellowTheme" -Palette $themepalette -IsInverted $false

Powyższy skrypt działa bardzo prosto - łączymy się do naszego tenanta O365, a konkretnie do witryny administracyjnej SPO (w przykładzie używam swojego tenanta testowego). Następnie definiujemy paletę kolorystyczną naszego tematu - brzmi groźnie, jednak na stronie Theme Generator Tool jest dostępny online'owy edytor kolorów, który generuje nam od razu odpowiednią tablicę w Powershell, JSON lub kod JavaScript (od razu możemy przejść przez link do edytora online CodePen).

Ostatni cmdlet w skrypcie definiuje nam nowy temat kolorystyczny na poziomie tenanta Office 365.
Warto przy okazji zauważyć, że oba cmdlety użyte w skrypcie znajdują się nie w domyślnym module administracyjnym Sharepoint Online ale w module SharePointPnPPowerShellOnline, czyli module Powershell udostępnionym w ramach Sharepoint Patterns and Practices (PnP). Moduł możemy sobie zainstalować ze standardowego repozytorium PSGallery (o konfiguracji komputera do administrowania Office 365 pisałem kilka miesięcy temu), uzyskując w ten sposób wiele dodatkowych możliwości zarządzania SPO.
Mając dodany na poziomie tenanta temat kolorystyczny, możemy go ręcznie przypisać do site'u (rysunek poniżej), albo użyć w konfiguracji domyślnego szablonu dla kolejnych witryn.

W tym celu musimy utworzyć plik JSON z definicją sitescriptu (poniżej), a następnie po połączeniu się do serwisu SPO, wykonać następujące polecenia:



$siteScript = (Get-Content 'c:\Scripts\TeamSite\spsitescript.json' -Raw | Add-SPOSiteScript -Title "ThemeDemo" -Description "Applies theme and nav link")  | Select -First 1 Id
Add-SPOSiteDesign -Title "Theme" -WebTemplate "64" -SiteScripts $siteScript.Id -Description "Applies standard company theme to site" -IsDefault

Pierwsza sekwencja tworzy site script na podstawie zawartości pliku JSON i zwraca identyfikator skryptu, a druga komenda tworzy zmodyfikowany szablon TeamSite (szablonu WebTemplate o numerze 64) i ustawia go jako domyślny dla naszego tenanta ($siteScript.Id to właśnie identyfikator naszego skryptu).

Jeżeli chcielibyśmy dostosować Site typu Communication, powinniśmy użyć WebTemplate o wartości 68. Jeżeli zostało wprowadzone ograniczenie na tworzenie zespołów Office 365, to żeby stworzyć Site typu zespołowego ale bez grupy Office 365, to WebTemplate powinien mieć wartość 1.

Zawartość JSON spssitescript.json wygląda następująco:
{
    "$schema": "schema.json",
        "actions": [
            {
                "verb": "addNavLink",
                "url": "https://techcommunity.microsoft.com",
                "displayName": "Aswers from Community",
                "isWebRelative": false
            },
            {
                "verb": "applyTheme",
                "themeName": "yellowTheme"
            }
        ],
        "binddata": {},
        "version": 1
}
Jak można się domyślić, patrząc na składnię pliku, definiowane są dwie akcje, które będą dodatkowo wykonywane podczas tworzenia nowej witryny typu TeamSite - dodawana jest pozycja do menu nawigacyjnego (link do portalu Techcommunity) oraz ustawiany jest temat kolorystyczny (zdefiniowany wcześniej na poziomie tenanta) widać to wyraźnie, gdy uruchomimy kreator tworzenia nowej witryny zespołu z poziomu portalu Sharepoint Online (rysunek poniżej).

Więcej informacji na temat możliwych akcji przekazywanych przez JSON i poprawnej składni można znaleźć w dokumentacji Sharepoint. Inne przykłady zastosowania sitescriptów i dostosowywania wyglądu site'ów sharepoint Online można znaleźć na blogu Laury Kokkarinen. Jeżeli ktoś woli prezentację wideo, to warto obejrzeć również ten filmik.

Problemy przy migracji kontaktów Skype for Business

Jednym z bardziej uciążliwych zagadnień, na które można się natknąć w trakcie migracji użytkowników Skype for Business do usług online jest kwestia kontaktów. Starsze wersje systemów Lync i SfB 2015 w środowiskach z Exchange 2010 lub starszych przechowują kontakty użytkownika w bazie SQL, synchronizując je z lokalnym klientem. Dzięki temu użytkownik logując się do Skype for Business na innym komputerze lub urządzeniu mobilnym ma od razu dostępną listę swoich kontaktów. Serwery Exchange 2013 i nowsze korzystają z funkcjonalności Unified Contact Store (UCS), która przechowuje kontakty użytkownika SfB w jego skrzynce pocztowej, co ma swoje zalety, jednak w przypadku migracji do Office 365 bywa uciążliwe. Dlaczego? Niestety przeniesienie skrzynki użytkownika do Office 365, lub dodanie jej tam od nowa powoduje brak możliwości skopiowania kontaktów w trakcie migracji użytkownika - w rezultacie dostajemy błąd - migracja użytkownika jest nieudana. W takim przypadku powinniśmy przeprowadzić operację rollbacku - czyli wycofania się z funkcjonalności Unified Contact Store.

Jak to zrobić? Najlepiej zacząć od utworzenia polisy, która ma wyłączony UCS, przypisać taką polisę użytkownikowi, a następnie wykonać rollback.

New-CsUserServicesPolicy -Identity "NoUnifiedContactStore" -UcsAllowed $false

Grant-CsUserServicesPolicy -Identity "Konrad Sagala" -PolicyName NoUnifiedContactStore

Invoke-CsUcsRollback -Identity "Konrad Sagala"

W ten sposób, użytkownik po przełączeniu zarządzania kontaktami na sposób klasyczny nie dostanie ponownego żądania migracji kontaktów do UCS i jego kontakty będą prechowywane w SQL.

Niestety, w sytuacji gdy skrzynka jest już w Online, operacja taka nie jest możliwa w sposób standardowy. Narzędzia Microsoftowe nie potrafią zmigrować kontaktów ze skrzynki online do bazy lokalnego SfB. Musimy wykonać operację rollbacku w trybie wymuszonym:

Invoke-CsUcsRollback -Identity "Konrad Sagala" -force

Taka operacja jednak usunie nam wszystkie kontakty Skype for Business.

Jak się przed tym uchronić? Jeżeli korzystamy z UCS na lokalnym serwerze, to powinniśmy najpierw zmigrować do chmury użytkownika w SfB, a dopiero później jego skrzynkę. Jeżeli jednak skrzynka jest już w chmurze, to z pomocą przychodzi nam skrypt Michaela LaMontagne udostępniony w galerii Technet Invoke-SFBContacts, który pozwala w wygodny sposób eksportować i importować  kontakty https://gallery.technet.microsoft.com/lync/Invoke-SFBContacts-3b3ad2ef.

Warto dodać również, że opcja importu kontaktów ze Skype  for Business do Teams również nie obsługuje jeszcze UCS.

Microsoft Ignite 2018 - Teams

Co prawda post powinien odnosić się do drugiego dnia konferencji, ale tak naprawdę swój dzisiejszy dzień poświęciłem po połowie pomocy w obszarze labów a w drugiej połowie Microsoft Teams. Dlatego parę słów rozwinięcia na ten temat. W poprzednim poście wspomniałem, o ogłoszeniu wiele nowości w obszarze Teams, jednak bez wdawania się w szczegóły. A jest ich sporo. Po pierwsze kilka funkcjonalności, dostępnych jako preview uzyskało status GA. Przede wszystkim trzeba tu wymienić meeting recording, który pozwala zapisywać przebieg spotkania w usłudze Stream (może jeszcze nie przez wszystkich znany komponent Office 365) i automatycznie udostępnia nagranie uczestnikom spotkania. Inna ciekawa funkcjonalność związania ze spotkaniami wideo jest tzw. bluring czyli rozmywanie tła. Jest to bardzo wygodne zwłaszcza gdy uczestniczymy w spotkaniu będąc w zaciszu domowym lub poza biurem, w miejscu gdzie różne elementy tła zakłócają dyskusję (np. przechodzący ludzie).

Wspomniałem również o uruchomieniu przez Polycom usługi Real Connect Service, która pozwala podłączać inne terminale wideo (np. Cico) do Microsoft Teams. W ramach programu Cloud Video Interop analogoczne usługi mają udostępnić w październiku Pexip i BlueJeans, dzięki czemu klienci będą mieli więcej możliwości wyboru. 

Część administratorów zauważyła na pewno, że od kilku dni pojawiła się w panelu administracyjnym Teams opcja związania z pracownikami zmianowymi - to kolejna zmiana ogłoszona przez Microsoft. Za rok zostanie wygaszona aplikacja StaffHub, a jej funkcjonalność w najbliższych miesiącach będzie przejmowana przez Teams.

Dużo dyskusji wywołała również ogłoszona kilka dni przez konferencją decyzja o zablokowaniu od pierwszego października usługi Skype for Business online w nowych tenantach poniżej 500 licencji. Dla wielu firm będzie to duże zamieszanie, zwłaszcza że nie wszystkie opcje administracyjne i automatyzujące zarządzanie są już dopracowane. W tym obszarze jednak również ogłoszono kolejne usprawnienia - możliwość tworzenia zakładek poprzez API, wprowadzenie do portalu administracyjnego strony z listą zespołów oraz szereg innych usprawnień (np. szablony zespołów).

Duże zmiany dotyczą również obszaru urządzeń, współpracujących z Microsoft Teams. Dla wielu firm, które zainwestowały w telefony biurkowe czy konferencyjne dla Skype for Business, jest to na pewno istotny problem. Dostawcy urządzeń pokazali nowe modele, lub nowe wersje oprogramowania, przygotowane specjalnie pod kątem Teams, jednak niestety trzeba powiedzieć, że część z nich (np. modele wyposażone w monochromatyczne wyświetlacze lub posiadające wbudowany system linux) nie będzie zgodna.

Więcej szczegółów na temat modeli urządzeń zgodnych z Teams niebawem zostanie opublikowane na blogu APN Promise.

Osobna kategoria urządzeń to sprzęt do pokojów konferencyjnych - tutaj też widać sporo nowości.

Sześć takich urządzeń miałem przyjemność testować i prezentować uczestnikom konferencji na stoisku produktowym Microsoft Teams. Naprawdę bardzo interesujące zestawy.