Czy warto używać funkcjonalności Persistent Chat?

Jedną z wielu ról, które można wdrożyć w systemie Skype for Business Server 2015 jest Persistent Chat Server. Niektóre firmy korzystają z tej funkcjonalności intensywnie, inne wcale jej nie wykorzystują, a część z organizacji używających SfB nawet nie wiedzą o jej istnieniu i nie zastanawiają się, czy jej wdrożenie może być dla firmy korzystne. W ostatnich tygodniach Microsoft udostępnił w ramach Office 365 nową usługę - Microsoft Teams, która jest odpowiednikiem Persistent Chat w usługach chmurowych, dlatego też warto przyjrzeć się bliżej każdej z nich.

Czym jest Persistent Chat? Nie będę teraz zagłębiać się w architekturę, wymagania sprzętowe i możliwe topologie wdrożenia, bo z tych tematów wyszedłby cały cykl artykułów, ale chciałbym spróbować napisać, po co w ogóle używać tej usługi i w jakich przypadkach może okazać się ona użyteczna.

O ile sama desktopowa aplikacja Skype for Business, podobnie jak Skype może być traktowana jako osobisty komunikator, umożliwiający szybki kontakt audio, wideo i tekstowy z wybranymi znajomymi lub współpracownikami, to dodając do architektury komponent Persistent Chat, wprowadzamy nową formę współpracy w ramach grupy pracowników, określaną kompleksowo jako CEC (Chat-enabled collaboration).

Klient Skype for Business standardowo pozwala nam nawiązać komunikację z jedną osobą lub większą ilością osób (konferencja), jednak po zakończeniu danej dyskusji jej przebieg jest archiwizowany i w zasadzie nie jest już kontynuowany. Piszę 'w zasadzie', ponieważ najnowsze wersje aplikacji pozwalają nam otwierać przerwane konwersacje, a nawet wysyłać wiadomości do osób chwilowo niedostępnych, tak żeby dostały wiadomość po uruchomieniu klienta (tzw. offline mode).

Persistent Chat Server dodaje do SfB pokoje rozmów (chat rooms), które pozwalają nam na przechowywanie konwersacji w ramach danego pokoju dowolnie długo, powiadamiając nas o nowych dyskusjach w pokojach rozmów, które są dla nas interesujące. Jak w praktyce może wyglądać korzystanie z Persistent Chat? Jednym z przykładów wykorzystania tej funkcjonalności może być zarządzanie projektami. Jeżeli w dużej firmie, wielu pracowników często podróżuje lub pracuje z domu, koordynacja projektów nie jest zadaniem banalnym. Wysyłanie wszystkich informacji mailem czy też wymiana informacji konwersacjami SfB nie jest w pełni efektywna i część informacji może nie docierać do wszystkich członków zespołu projektowego lub po prostu być przeoczona w natłoku innych wiadomości pocztowych. Rozwiązaniem problemów może być utworzenie pokojów spotkań dla poszczególnych projektów, a nawet dla poszczególnych faz konkretnych projektów. Tworząc pokój rozmów możemy wskazać osoby biorące udział w projekcie. W ten sposób każda z tych osób uzyskuje informację o nowych informacjach pojawiających się w związku z pracami w projekcie i jednocześnie ma wgląd w historię dyskusji związanych z danym tematem/zagadnieniem.
Inne scenariusze zastosowań mogą dotyczyć np. obsługi dokumentów księgowych, różnego rodzaju wniosków, a nawet powiadomień o błędach w aplikacjach czy pojawiających się w środowisku awariach.
Oprócz pokojów rozmów (kierując się analogią do powyższego przykładu o nazwach związanych z konkretnymi projektami), które z czasem mogą stać się całkiem obszerne, jeżeli umieścimy w nich wiele wypowiedzi, każdy użytkownik SfB może utworzyć sobie kanały tematyczne, które służą do śledzenia dyskusji zawierających konkretne słowa kluczowe, a nawet dodatkowo wskazać powiązania tych słów z konkretnymi nadawcami.

   

Definiując kanał tematyczny wskazujemy również powiadomienie, jakie ma zostać wygenerowane w przypadku pojawienia się wiadomości z konkretnego kanału, jak widać na poniższym rysunku.

Jak widać, dla każdego kanału możemy dostosowywać powiadomienia do naszych preferencji, łącznie ze specyficznym dźwiękiem (innym dla wiadomości normalnej i z wysokim priorytetem).

Warto również skonfigurować sobie domyślne powiadomienia dla . Będą one działały również dla wszystkich pokojów rozmów, których śledzenie włączyliśmy.

Oczywiście ustawienia powiadomień dla Persistent Chat znajdziemy w opcjach klienta SfB, pod niezbyt fortunnie przetłumaczonym tytułem 'Rozmowa trwała'.

Dla firm, które mają wdrożony portal intranetowy, np. na serwerze Sharepoint, funkcjonalność Persistent Chat może okazać się niepotrzebna, ale jeżeli ktoś ma tylko Exchange, to może warto użyć tej funkcjonalności zamiast list dystrybucyjnych?
Dla większych organizacji, gdzie zachodzi potrzeba odseparowania dostępu do zasobów, administrator usługi może dodatkowo utworzyć kategorie, w ramach których przydzielane są grupy osób mogących korzystać z poszczególnych grup pokojów rozmów. Utworzenie kategorii pozwala również oddzielnie definiować wspólne ustawienia takie jak możliwość dodawania plików do pokojów, mozliwość przeglądania historii rozmów w ramach pokojów oraz użycie zaproszeń do korzystania z pokojów.