Czy zakładając Office 365 dla zdalnego nauczania trzeba przełączyć pocztę?

Kolejne pytanie, jakie pojawia się na grupach dyskusyjnych w kontekście zdalnego nauczania, to kwestia poczty elektronicznej. Uruchamiając usługę Office 365, automatycznie mamy prawo do korzystania z usługi Exchange Online, która integruje się z innymi usługami Office 365. Domyślnie, jeżeli nie wskażemy własnej domeny pocztowej, skrzynki są zakładane w domenie takiej, jak nazwa naszego tenanta, np. szkola.onmicrosoft.com.

Czy te skrzynki są nam potrzebne? Organizując spotkania w Teams możemy użyć aplikacji Outlook do zapraszania na spotkania/lekcje (po zainstalowaniu klienta Teams na komputerze, w Outlooku pojawia się specjalny dodatek). Warto również pamiętać o RODO. Tworząc skrzynki dla nauczycieli i uczniów ograniczamy przesyłanie materiałów do obrębu tej samej usługi, możemy również oznaczać dokumenty zawierające treści wrażliwe, a nawet weryfikować dostęp do tych dokumentów. Sam o tym mówiłem jakiś czas temu na prezentacji, dostępnej na Youtube. Warto pamiętać, że zakładając skrzynki pocztowe dla uczniów, żeby być w zgodzie z RODO adres pocztowy ucznia nie powinien być zbudowany z jego imienia i nazwiska, ale lepiej użyć jest identyfikatora z dziennika elektronicznego (jest on unikalny w danej szkole).

Kolejną kwestią jest fakt, że nie wszystkie placówki oświatowe mają spójnie systemy poczty elektronicznej dla wszystkich pracowników, cześć używa do komunikacji systemy elektronicznego dziennika jak np. Librus czy Vulcan. Mając usługę Office 365 można tą sytuację zmienić, zwłaszcza, że skrzynki tworzone są z limitem 50GB (a w płatnych planach A3 i A5 może być nawet więcej).

Zupełnie innym tematem jest migracja z obecnego systemu pocztowego. Chociaż kreatory są coraz lepsze i bardziej przyjazne dla użytkownika, to w zależności od typu używanego systemu migracja może być zadaniem czasami nawet bardzo skomplikowanym. Jest on dobrze udokumentowany na stronach Microsoft, np. tutaj - https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/mailbox-migration/mailbox-migration. Realizując migracje Exchange przez ostatnie 20 lat również często wspominałem o tych zagadnieniach na tym blogu, spotkaniach PEPUG czy też konferencjach. Warto pytać na forach dyskusyjnych, w związku z obecną sytuacją wiele osób bezpłatnie pomaga szkołom przy takich zadaniach.